Proses implementasi ERP memang perlu tenaga ekstra. Bukan hanya tenaga ekstra, tapi juga metode manajemen proyek yang baik. Membujuk teman-teman sekantor untuk ikutan urung rembuk pembuatan blue print, memotivasi tim IT untuk mengetahui lebih dalam tentang Navision sendiri, memotivasi user untuk lebih proaktif dalam menggunakan Navision, menjadikan implementasi ERP itu bukan sekedar proses bongkar pasang software, tapi lebih banyak berurusan dengan manusianya. Artinya, proses implementasi ERP yang sedang saya jalani, ternyata lebih banyak berurusan dengan faktor X ketimbang dari kapasitas ERP itu sendiri. Karena itu, keberhasilan implementasi ERP perlu dukungan dari banyak pihak.
Dukungan dari konsultan
Dukungan dari manajemen
Dukungan dari tim IT
Dukungan dari user sendiri
II. Evaluasi
Evaluasi kinerja Sistem ERP dapat dilakukan dalam dua sudut pandang
1. Sudut pandang keuangan
Menekankan pada identifikasi penyimpangan antara nggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya actual yang dikeluarkan. Biaya ini meliputi biaya yang dikeluarkan hanya satu kali (one time cost) dan biaya rutin tahunan (on going cost).
Menerapkan Balanced Scorecard pada software ERP
Untuk menerapkan Balanced Scorecard pada software ERP, hal yang harus dilakukan adalah mengatur standard dari empat aspek Balanced Scorecard ke sistem ERP. Salah satu cara yang digunakan untuk memetakan Balanced Scorecard ke sistem ERP adalah dengan mengambil input dari aspek keuangan dan outputnya adalah mengukur aspek yang lain yaitu perspektif pelanggan, proses internal dan aspek pembelajaran dan pertumbuhan.
• Financial / Cost
Apa saja input dalam aspek keuangan untuk mencapati target performance ?
• Pelanggan
Apa keuntungan yang diharapkan perusahaan untuk tingkat kepuasan pelanggan ?
• Proses Internal
Apakah proses internal sudah efektif dan efisien sesuai dengan keinginan pelanggan ?
• Pembelajaran dan Pertumbuhan
Apakah sistem ERP dapat fleksibel untuk kebutuhan pelanggan di masa depan?
Terdapat 2 alasan yang membuat Balanced Scorecard digunakan untuk menilai kinerja implementasi ERP :
1. Metode Balanced Scorecard yang menilai empat aspek (aspek keuangan, kepuasan pelanggan, proses internal dan pembelajaran/pertumbuhan) dirasakan tepat untuk mengukur kinerja ERP setelah implementasi. Selain itu perlu juga dipertimbangkan untuk menambahkan aspek kelima yaitu perspektif proyek untuk menambah kuatnya analisa pengukuran kinerja.
2. Metode balanced scorecard dianggap tepat untuk mentransformasikan visi ke strategi, tujuan dan pengukuran. Visi menjelaskan motivasi untuk menggunakan sistem ERP untuk mengintegrasikan proses bisnis. Strategi berkaitan dengan pemilihan modul-modul yang digunakan, desain dari perencanaan proyek atau juga penentuan tujuan dari proyek. Sedangkan tujuan dari proses implementasi adalah melakukan konfigurasi atau customizing sistem ERP secara efektif dan efisien sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Kemudian dilakukan pengukuran sejauh mana sistem ERP dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan.
2. Sudut pandang teknis
Berfokus pada kriteria teknis misalnya MIPS (Million instructions per second) yang berhasil dilaksanakan. Properti sistem yang bersifat teknikal ini relatif lebih mudah diukur tetapi biasanya kurang erat kaitannya dengan dampak bisnis implementasi ERP.
Evaluasi Teknis digunakan untuk melihat sejauh mana sistem yang digunakan dapat berjalan dengan baik sehingga dapat menghasilkan kinerja sistem yang sesuai dengan tujuan dari implementasi sistem ERP.
a. Tahapan untuk mengevaluasi kinerja sistem ERP:
1. Mendefinisikan kebutuhan kinerja misal waktu tanggap atau response time minimal yang dapat diterima untuk menyelesaikan tugas secara keseluruhan (end to end) dan kapasitas jaringan untuk sebuah antar muka.
2. Membangun program pengujian dengan semua elemen yang sudah disiapkan dengan baik.
3. Mengatur semua infrastruktur sesuai konfigurasi vendor.
4. Menjalankan unit test untuk setiap aplikasi dalam paket modul untuk menjamin bahwa semua fungsi yang dibutuhkan dapat berjalan dengan baik.
5. Menjalankan integration test untuk menjamin kompatibilitas dan konektivitas antara seluruh komponen.
6. Menggunakan alat bantu monitoring untuk sistem yang menjadi tempat berjalan sistem ERP misalnya sistem operasi, basis data dan sistem perantara atau middleware.
7. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap untuk semua tugas utama ketika sistem tidak sedang dalam beban kerja yang berat.
8. Membangun sebuah referensi dasar waktu tanggap/response time untuk semua tugas utama pada berbagai kondisi beban kerja.
9. Jika kebutuhan tidak berhasil dipenuhi, lakukan perubahan pada hardware, software dan jaringan kemudian ulangi pengujian tersebut.
III. Pemeliharaan Sistem Umum pada sistem ERP
Aktifitas pemeliharaan sistem meliputi beberapa aksi korektif untuk masalah yang ditemui :
• Adaptasi prosedur untuk filtur atau kebutuhan baru yang ditambahkan .
• Pemeliharaan perspektif sebagai tanggapan atas upgrade software
• Pemeliharaan preventif untuk urusan administrasi rutin.
IV. Antisisipasi kegagalan
Terkait dengan dilibatkannya konsultan atau pihak ketiga dalam implementasi sistem ERP, harus dipegang erat prinsip kemitraan strategis sebagai berikut:
• Yang paling mengetahui mengenai seluk beluk perusahaan yang menerapkan sistem ERP adalah segenap pimpinan, manajemen, dan karyawan perusahaan tersebut, karena merekalah yang sehari-harinya terjun langsung dalam kegiatan operasional.
• Konsultan memiliki metodologi, pengalaman, dan pengetahuan yang handal dalam hal penerapan sistem ERP di sejumlah perusahaan dalam beragam industri, sehingga daripadanya dapat diperoleh knowledge-based resources yang sangat berguna bagi perusahaan.
• Dengan memadukan sumber daya yang dimiliki perusahaan dan pengetahuan yang dikuasai oleh konsultan tersebut, niscaya akan didapatkan sebuah usaha implementasi sistem ERP yang berhasil dan sukses.
Menurut hasil kajian beberapa lembaga penelitian, penyebab kegagalan implementasi sistem ERP berasal dari 3 (tiga) stakeholder utamanya, yaitu: management yang mewakili pihak perusahaan, vendors sebagai pihak ketiga yang membantu implementasi sistem ERP, dan user sebagai pihak yang menggunakan sistem tersebut. Ringkasan penyebabnya adalah sebagai berikut:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar